Categories
Air Putih Management

Solusinya untuk Masalah Umum yang Sering Dihadapi Event Organizer

Penyelenggara acara menghadapi banyak masalah akhir-akhir ini. Sebelum munculnya internet, orang tidak memiliki konsep platform media sosial atau promosi online acara dan kegiatan. Namun, dengan internet dan popularitas yang cepat dari alat media sosial, perusahaan sekarang menghadapi tantangan berat menggabungkan strategi pemasaran tradisional dengan taktik promosi online yang lebih maju. Selain itu, resesi di seluruh dunia saat ini telah menyebabkan banyak organisasi untuk secara serius memikirkan berbagai langkah pemotongan biaya untuk mengelola administrasi dalam anggaran terbatas.

Sekarang mari kita membahas masalah paling umum dalam membuat dan mengelola acara, terlepas dari ukuran dan kerumitannya.

Pengurangan Anggaran

Masalah dasar mengatur acara adalah anggaran. Perencana acara harus mengingat jumlah uang yang dibutuhkan untuk memesan dan menghias tempat, mencetak surat undangan, menyalinnya ke tamu masing-masing, mengelola menu untuk pertunjukan, untuk menyebutkan beberapa. Selain itu, ada kebutuhan yang sangat besar untuk merekrut staf tambahan untuk mengelola administrasi keseluruhan sebelum, selama dan bahkan setelah program berakhir.

Kehadiran Acara Jatuh

Dengan krisis ekonomi global yang sedang berlangsung, orang-orang menunjukkan keengganan dalam menghadiri pertemuan perusahaan dan pameran dagang. Oleh karena itu, banyak penyelenggara gagal untuk menjual seluruh inventaris tiket acara mereka atau memaksimalkan pendaftaran meskipun berupaya keras untuk membuat acara tersebut berhasil.

Aspek Pemasaran dan Promosi

Mengorganisir acara sama pentingnya dengan memasarkannya. Panitia harus memberikan 100% dalam mempromosikan pertemuan, konferensi, dll. Untuk membuat calon peserta sadar akan kejadian tersebut. Hanya dengan demikian seseorang dapat mengembangkan peluang kehadiran penuh dan penjualan tiket.

Masalah Manajemen Konferensi atau Rapat

Menjadi hampir tidak mungkin bagi satu orang untuk mengelola aspek logistik dari sebuah konferensi atau pertemuan untuk para hadirin dan tamu mereka. Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan terlihat mempekerjakan staf sementara eksternal untuk mengurus proses-proses tersebut. Dibutuhkan banyak waktu untuk menemukan staf yang cocok untuk peran sementara ini dan membuat mereka memahami sistem alur kerja dalam administrasi organisasi.

Integrasi Media Sosial

Individu tidak lagi menggunakan situs web media sosial hanya karena alasan pribadi – mereka menggunakan Facebook Twitter, MySpace, dan sebagainya untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan bisnis yang mendesak. Oleh karena itu, perencana pertemuan atau seminar perlu fokus pada bidang ini untuk memperluas jangkauan mereka di luar batas geografis.

Untuk mengatasi masalah yang berkembang ini dan mengelola acara secara efektif, panitia terlihat mengambil bantuan dari berbagai jenis solusi manajemen acara online. Solusi semacam itu datang pada tingkat yang hemat biaya dan dikatakan sangat mudah digunakan dan hemat waktu. Solusi / perangkat lunak manajemen acara online terintegrasi dengan berbagai alat seperti pendaftaran, manajemen pembayaran, komunikasi, dan pemasaran untuk membantu organisasi menyelenggarakan segala jenis acara dengan cara yang bebas gangguan.